Ressourcen schonen, Kosten einsparen und Prozesse beschleunigen

(bro) (pm) Bereits 2022 haben Oberzent und drei weitere Kommunen (Erbach, Michelstadt, Brombachtal) beschlossen, die Digitalisierung ihrer Verwaltungen innerhalb einer interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) voranzutreiben. Zentraler Baustein des gemeinsamen Vorgehens ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das als elektronische, abteilungsübergreifende Verwaltungsakte (E-Akte) in allen vier Kommunen bis Ende 2024 eingeführt sein wird. Darüber hinaus wurde mit Unterstützung eines externen Beratungsunternehmens in Projektarbeit eine gemeinsame Digitalstrategie erarbeitet und nun in den Gremien der Partnerkommunen verabschiedet.

Finanziell unterstützt werden beide Projektteile von der hessischen Ministerin für Digitalisierung und Innovation mit Mitteln des Förderprogramms „Starke Heimat Hessen“ zur Förderung smarter Kommunen und Regionen. Mit diesem Programm werden hessische Digitalisierungsvorhaben gefördert, die Modellcharakter haben. Sie stärken die Zukunftsfähigkeit der Verwaltungen und deren Einführung Ressourcen langfristig schonen sowie einen Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger generieren.

„Digitalisierung trägt dazu bei, Arbeit schneller und ressourcenschonender zu gestalten. Gerade innerhalb einer Verwaltung, in der es zahlreiche wiederkehrende Aufgaben gibt, können digitale Techniken zur Entlastung beitragen. Als hessische Landesregierung ist es uns ein großes Anliegen, die Kommunen bei dieser Herausforderung zu unterstützen“, sagt Hessens Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus.

Das Gemeinschaftsprojekt der vier Odenwälder Kommunen umfasst insgesamt 405.000 Euro, wovon 90 Prozent gefördert werden. Die Kommunen tragen durch das Förderprogramm einen Eigenanteil von 40.500 Euro. Ohne die Förderung wäre eine Umsetzung der beiden Projekte nicht möglich gewesen.

Bürgermeister Christian Kehrer aus Oberzent und auch die anderen drei Bürgermeister sind sich einig, dass die vier Städte und Gemeinden mit einer gemeinsamen digitalen Umgestaltung von einem überwiegend papierbasiert arbeitenden Bürokratiemodell hin zu offenen, vernetzten und vorrangig digital agierenden Organisationen viele verwaltungsinterne Prozesse zukunftsfähig macht und im weiteren Services für die Bürger/innen vereinfachen und verbessern können. Auch Serviceleistungen für Unternehmen, Vereine und die zahlreichen Gäste der Region könnten in Zukunft deutlich einfacher abgebildet werden.

Die Arbeitsplätze werden insgesamt digitaler und die Arbeit dadurch attraktiver für die Beschäftigten. Dies ist insbesondere in Zeiten, in denen viele erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ruhestand gehen und Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt fehlen, enorm wichtig. Dadurch können sich die Kommunen mit modernen Arbeitsplätzen und zukunftsweisenden Prozessen als innovative Arbeitgeber präsentieren und so dem drohenden Fachkräftemangel begegnen.

„Mit der Einführung der E-Akte haben wir bereits einen Meilenstein unserer gemeinsamen Digitalstrategie weitestgehend umgesetzt“, betonen die vier Bürgermeister der IKZ-Kommunen. In der E-Akte werden alle Dokumente eines Vorgangs elektronisch in einem zentralen Archiv, wie in einem Aktenschrank gespeichert. Im Gegensatz zur mit Papier gefüllten Akte sind sie platzsparend, revisionssicher und alle benötigten Informationen elektronisch und ortsunabhängig verfügbar. Mit der Nutzung des DMS verändern sich die Arbeitsabläufe nachhaltig: Diese papierarme Arbeitsweise hilft, Ressourcen zu schonen, Kosten einzusparen und die Prozesse innerhalb der Verwaltungen durch schnellere Recherche- und Kommunikationsmöglichkeiten zu beschleunigen.

Weitere Maßnahmen werden bis zum Ende der Laufzeit im Jahr 2028 folgen, beispielsweise bei den Themen Personalentwicklung, Prozessoptimierung und Inventarisierung. Dabei sei es wichtig, die Beschäftigten auf die digitale Reise mitzunehmen. Es gehe nicht um Personaleinsparungen, sondern darum, arbeitsfähig zu bleiben.

„Höhere politische und gesetzliche Anforderungen rund um die Bereitstellung von digitalen Services werden auf uns zukommen. Für die künftigen Herausforderungen sind wir mit der Digitalstrategie bestens gerüstet. So werden wir mit modernen, flexiblen und transparenten Verwaltungen Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger effizient, automatisiert und digital anbieten können“, machen die vier Bürgermeister deutlich.

07.06.24

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